Le coût réel d’un auto-hébergement de Mautic

De nombreuses entreprises se tournent vers Mautic à la recherche d’un moyen plus rentable de permettre à leurs organisations d’affronter l’avenir.

Puisque Mautic est un logiciel open source et qu’il est disponible gratuitement au téléchargement. On pourrait penser que son utilisation à grande échelle pourrait également être gratuite. Cependant Mautic est un logiciel assez complexe, et selon vos besoins, il faudra également du matériel informatique adéquat pour le faire fonctionner.

Dans cet article, je vous donnerai des détails sur les coûts impliqués et sur la façon de trouver ce dont vous avez besoin.

Lorsque vous utilisez un logiciel marketing automation en SaaS comme Marketo, Selligent, Hubspot ou encore Mailjet, vous payez en échange d’un ensemble de services. Le logiciel lui-même ne représente qu’une fraction du coût total, donc lorsque vous utilisez la version gratuite et auto-hébergée de Mautic, vous devez vous procurer tous ces autres services, soit en interne, soit à l’extérieur.

Les fournisseurs de logiciel marketing en mode SaaS ajoutent beaucoup de valeur à leur offre de logiciels sous la forme de solutions complètes de bout en bout.

Cela peut être coûteux à produire et encore plus à acheter, et c’est aussi pourquoi certaines entreprises se tournent vers Mautic, mais avant de commencer à examiner les coûts voyons ce qu’il faut exactement pour faire fonctionner et maintenir une installation de Mautic prête à la production aussi semblable que possible à ce que proposent les fournisseurs de SaaS.

Dans cet article nous vous proposons un mode opératoire complet pour héberger votre plateforme Mautic par vous même. En cas de blocage, il suffit de contacter notre équipe via le chat. Si vous estimez que ce n’est pas votre métier et que vous désirez vous concentrer sur la mise en oeuvre de vos campagnes marketing. Nousproposons une offre d’hébergement de Mautic en France et d’accompagnement à la mise en place de vos campagnes marketing.

Mode opératoire

Afin de mettre en place votre installation Mautic et de la maintenir en bon état de fonctionnement pour toujours, vous aurez besoin d’un mélange des produits et services suivants :

1. Infrastructure technique
2. Logiciels
3. Ingénierie informatique
4. Services externes

Sommaire du mode opératoire

1) Infrastructure technique

• Serveurs physique (CPU, RAM et stockage)
• Mise en réseau et connectivité Internet

2) Logiciels

• Logiciels marketing (Mautic dans notre cas)
• Systèmes d’exploitation pour votre serveur
• Services propre à l’hébergement web (serveur HTTP, base de données MySQL, interpréteur PHP)

3) Ingénierie informatique

• Installation & Optimisation des serveurs
• Sécurisation des serveurs
• Installation de Mautic
• Plugins et autres exigences d’intégration
• Maintenance des serveurs, des logiciels et de Mautic
• Personnalisation avancée

4) Services externes

• Sonde de surveillance du serveur
• Espace de stockage des sauvegardes de votre serveur
• Configuration d’un relais SMTP pour l’envoi des e-mails marketing
• Configuration d’un relais SMS
• Onboarding et personnalisation initiale
• Formation à Mautic

L’avantage de Mautic, c’est que vous pouvez choisir de vous approvisionner en interne, en externe ou pas du tout, vous n’êtes pas obligé de tout acheter en une fois et de payer d’avance une redevance annuelle, vous pouvez vous approvisionner quand cela convient aux besoins de votre entreprise.

Faisons une revue détaillée de ce dont nous avons besoin

Infrastructure Mautic

Le coût des infrastructures est très faible de nos jours, mais à mesure que votre installation de Mautic se développera, vous aurez besoin d’infrastructures plus nombreuses et de meilleure qualité pour Mautic.

• Serveurs physique (CPU, RAM et stockage)
• Mise en réseau et connectivité Internet

C’est probablement le besoin le plus simple à satisfaire. Vous pouvez couvrir tous vos besoins en infrastructure en obtenant simplement un VPS (Virtual Private Server) dans le cloud auprès d’un fournisseur réputé (par exemple OVH en France).

Un VPS vous donnera tout ce dont vous avez besoin pour démarrer, les VPS sont assez bon marché de nos jours, et la bonne nouvelle, c’est que vous pouvez mettre à niveau votre serveur en quelques clics chaque fois que vous avez besoin de matériel plus puissant.

L’un des grands avantages de l’utilisation de Mautic auto-hébergé est que vous pouvez choisir votre fournisseur de serveur librement. Vous pouvez héberger votre serveur Mautic chez OVH, Gandi ou encore DigitalOcean, vous pouvez même l’héberger dans votre propre baie de serveurs internes.

Une partie de notre métier chez Automation Help (en dehors du marketing) et d’accompagner nos clients dans la mise en oeuvre d’infrastructures technique complexe. Si vous souhaitez mettre en oeuvre un cluster de serveur (pour héberger Mautic ou tout autre applicatif critique) nous pouvons vous accompagner. Nous intervenons du design de l’architecture à la mise en production, en passant par le choix des prestataires et la négociation des contrats. Un besoin ? Nous sommes disponible via le chat sur cette page.

Un autre grand avantage est que vous pouvez également choisir l’emplacement de votre serveur. La plupart des entreprises de SaaS ont un emplacement fixe où résident leurs serveurs et leurs logiciels, vous ne pouvez pas choisir.

Au mieux certains éditeurs de logiciels marketing vous permettront de choisir le continent d’hébergement de vos données. Avec un auto-hébergement Mautic vous choisissez l’emplacement du stockage de vos données. Un point important pour respecter le RGPD.

Configuration requise pour Mautic

Logiciel marketing (Mautic)

C’est l’une des raisons les plus populaires pour lesquelles beaucoup d’entre nous choisissent Mautic, le logiciel est gratuit, et cela va bien au-delà du simple fait d’être gratuit à télécharger, la licence Mautic vous donne toute liberté de faire avec le logiciel comme bon vous semble.

Vous êtes libre de copier, de modifier, d’étendre, de distribuer et même de vendre Mautic si vous le souhaitez.

Systèmes d’exploitation pour votre serveur & Services propre à l’hébergement web (serveur HTTP, base de données MySQL, interpréteur PHP)

Ici, les choses deviennent plus complexes, pour faire fonctionner Mautic, il faut beaucoup d’autres logiciels, dont certains forment la base de logiciel pour faire fonctionner votre serveur web et la base de données. Et d’autre permettant que Mautic s’exécutent correctement comme un interpréteur PHP. Gardons en tête qu’il faudra optimiser le temps de chargement avec une gestion de la mémoire cache, gérer les sauvegardes du serveur et suivre son fonctionnement 24/7/365.

La bonne nouvelle est que si vous choisissez d’utiliser Linux comme système d’exploitation, vous pouvez également obtenir tous ces outils logiciels gratuitement, mais vous aurez besoin de quelqu’un pour assembler tous ces éléments.

Exigences de Mautic en matière d’ingénierie

• Installation & Optimisation des serveurs
• Sécurisation des serveurs
• Installation de Mautic
• Plugins et autres exigences d’intégration
• Maintenance des serveurs, des logiciels et de Mautic
• Personnalisation avancée
• Malheureusement, c’est là que Mautic cesse d’être libre. Le fait d’avoir des experts en informatique à votre disposition est un énorme avantage et les choses seront plus faciles pour vous si vous l’êtes, ou si vous avez un administrateur système dans votre équipe. Il ou elle pourra peut-être s’occuper d’une grande partie des besoins en ingénierie. Mais même avec l’équipe et les connaissances nécessaires, il est nécessaire d’être accompagné d’un spécialiste de Mautic pour gagner du temps.

Je vous recommande d’engager quelqu’un pour vous guider et vous assurer que tout est parfaitement sur la bonne voie et à l’épreuve du temps. Faire tout seul c’est possible, il faut avoir l’envie et le temps d’apprendre à installer Mautic, comprendre les subtilités de la plateforme, la configurer. C’est assez simple quand c’est la 100éme fois que vous le faites, sinon prévoyez le temps nécessaire pour monter en compétence.

Installation de Mautic

En général, vous n’avez pas besoin d’un spécialiste Mautic pour l’installer, comme c’est la pierre angulaire de votre future plateforme marketing, c’est important que cela soit bien faire pour éviter les surcoûts par la suite.

Les installations de base sans exigences particulières et, disons jusqu’à environ 20k contacts, sont relativement simples, si vous avez les compétences et les connaissances, il n’y a pas beaucoup de magie nécessaire pour réaliser de tels déploiements.

Le système d’exploitation sera installé automatiquement par votre fournisseur de services en nuage lorsque vous achèterez votre VPS et tous les autres logiciels requis peuvent être installés par tout bon administrateur de serveur Linux.

Les installations plus exigeantes, à partir de 50k contacts, nécessitent beaucoup plus de réglages mais ont essentiellement les mêmes besoins que les installations de base. Si vous ne souhaitez pas optimiser votre installation une alternative possible est d’acheter des serveurs plus puissant. C’est une mauvaise idée à long terme, tout simplement car cela va être exponentiel en terme de coût.

Installation Mautic, plugins et autres exigences d’intégration

Cette étape est cruciale ! Le secret réside dans les petits détails, beaucoup d’entre eux à la fois, qui différencient une installation Mautic chaotique d’une installation qui fonctionne bien.

Seul un expert Mautic expérimenté vous donnera une installation Mautic sans souci. Un bon administrateur de système y parviendra certainement sans avoir de contact préalable avec Mautic, mais ce sera par tâtonnements, ce qui signifie que votre nouvelle installation de Mautic rencontrera des problèmes mineurs ici et là jusqu’à ce que votre administrateur de système apprenne toutes les astuces.

Les plugins officiels ne sont en général pas très gênants, mais si vous souhaitez utiliser un plugin tiers (non fourni par Mautic lui-même), vous devrez peut-être avoir un développeur PHP à portée de main.

La plupart des plugins impliquent la connexion de Mautic à d’autres logiciels ou services en ligne. Pour ceux qui souhaitent se connecter, vous aurez besoin d’une personne connaissant à la fois Mautic ET l’autre logiciel auquel vous souhaitez vous connecter. Certains sont très simples à installer, d’autres peuvent devenir très compliqués.

Sécurité du serveur

Mautic est assez sûr pour une application PHP, la sécurité est mise en œuvre comme pour toute autre application Internet. Bien que le recours à un expert de Mautic puisse aider un peu, tout administrateur Linux ayant de bonnes compétences en matière de sécurité fera un travail aussi bon que n’importe qui d’autre.

Optimisation de l’installation de Mautic

Les petites installations Mautic nécessitent peu d’optimisation, mais une fois que vous vous approchez de la barre des 250K contacts, il devient logique de faire appel à un spécialiste Mautic pour tout mettre en place pour vous dès le début, quelqu’un qui peut optimiser votre installation, il ou elle vous fera économiser quelques coûts d’infrastructure, évitera certains pièges courants et s’assurera globalement que votre logiciel fonctionne bien et que vous ne souffrez d’aucune pénurie de service, un spécialiste s’occupera également de la sécurité des serveurs, des sauvegardes, de l’automatisation de la maintenance de base, etc.

Plus vous vous rapprochez des 500K contacts, plus le risque d’avoir des problèmes ne vaut pas la peine. Plus vous avez de contacts et plus vous utilisez intensivement les fonctionnalités de Mautic, plus tout doit être réglé avec précision. Un bon ingénieur système avec une solide expertise de Mautic peut faire passer votre installation Mautic à plusieurs millions de contacts.

D’après mon expérience, un point crucial semble être les 2 millions de contacts. À ce stade, il semble que le simple fait d’ajouter du matériel à Mautic ne fonctionne plus du tout et l’optimisation très détaillée de tous les logiciels sous-jacents à un Mautic, y compris les petits éléments de ces déploiements, est nécessaire.

Il nous arrivent régulièrement d’intervenir pour “réparer” une installation existante réalisé en interne par le “développeur” de l’entreprise, ces installations fonctionnent pendant un certain temps, jusqu’à ce qu’elles ne fonctionnent plus.

Méfiez-vous de cet important écueil : Votre “développeur web” peut ou non avoir les compétences nécessaires.

A propos des développeurs et des DevOps : ce que l’on appelle communément un “développeur” peut être n’importe quoi, d’un concepteur web n’ayant aucune connaissance de l’infrastructure informatique au-delà de l’utilisation d’un outil FTP, à un bon programmeur PHP, ayant également peu de connaissances en ingénierie des systèmes, en passant par un ingénieur DevOps bien formé et ayant une bonne connaissance de l’infrastructure cloud, assurez-vous de bien comprendre la différence et de faire correspondre vos besoins au type de “développeur” qui convient.

Maintenance des serveurs, des logiciels et de Mautic

La maintenance des serveurs et des logiciels est relativement facile et n’importe quel informaticien sérieux sera capable de s’en charger, je vous recommande de confier les tâches de maintenance des serveurs et des logiciel à votre administrateur de sécurité SysAdmin, c’est probablement la meilleure personne à qui confier ces tâches.

La maintenance de Mautic, par contre, est une toute autre histoire et c’est là qu’un programmeur PHP sera le plus utile. Pour maintenir Mautic à jour et en bonne santé, il faut comprendre la structure de code sous-jacente de Mautic, principalement fournie par le framework PHP de Symfony et gérée par Composer. Une bonne connaissance de cette “stack” de développement particulière est nécessaire !

Personnalisation avancée

L’un des plus grands avantages de l’utilisation de Mautic auto-hébergé est la liberté d’en faire ce que vous voulez. C’est un avantage unique que seul Mautic peut vous offrir par rapport à tous les autres logiciels marketing.

La plupart des petites entreprises utilisent Mautic tel quel, sans jamais adapter le code à leurs besoins ; en revanche, les grandes entreprises, qui ont des besoins plus spécifiques et plus de ressources, sont généralement plus intéressées par la personnalisation, la modification ou l’extension de Mautic.

Si vous voulez sérieusement améliorer votre propre copie de Mautic, vous aurez besoin d’un développeur PHP avec une formation Symfony. La base de code de Mautic évolue continuellement et assez rapidement, alors que tout bon programmeur PHP pourra le faire pour vous, je vous recommande d’engager un programmeur ayant une solide expérience préalable de Mautic, vous pouvez les trouver sur le canal Slack de Mautic, les forums de support de Mautic et sur Github. Ou en nous contactant si vous souhaitez que nous gérions ce projet pour vous.

Services externes

Sonde de surveillance du serveur

Une infrastructure serveur doit être surveillée en permanence afin de s’assurer qu’elle fonctionne de façon optimale. C’est un point important où vous risquez de vous retrouver avec un logiciel en panne sans en être informé.

Espace de stockage des sauvegardes de votre serveur

Une application a besoin d’être sauvegardé régulièrement. Cela permet d’être en capacité de la restaurer avec peu (ou pas) de pertes de données. Habituellement une sauvegarde quotidienne est suffisante pour garantir la restauration correct de la majorité des applications.

Chez Automation Help, nous allons garder 30 sauvegardes quotidienne, puis une par mois pendant 1 an. Ces sauvegardes sont faites en local sur le serveur et prennent de la place (de quelques centaines de Go à quelques To selon la taille initiale des données que vous stockez). De plus nous ajoutons un mécanisme de sauvegarde distant dans un autre datacenter chez un second opérateur différent de l’hébergeur de votre application. Ce qui permet une reprise d’activité même en cas de sinistre grave chez l’opérateur principal. Cela fait partie de nos engagements contractuels dans le cadre de PCA/PRA (Plan de Continuité d’Activité et Plan de Reprise d’Activité) signé avec nos clients qui ont des applications sensibles (= qui doivent être toujours en ligne). Ces plans sont mis en oeuvre conjointement avec les équipes DSI de nos clients qui en font la demande.

Configuration d’un relais SMTP pour l’envoi des e-mails marketing & Configuration d’un relais SMS

Vous aurez besoin d’un ou plusieurs services externes, dont la mise en place présente des difficultés allant de simples à légèrement complexes. Dans la plupart des cas, toute personne ayant des connaissances informatiques décentes sera en mesure de configurer ces services. Il existe des points de contrôle à ne pas oublier dans la configuration d’un service tierces.

Onboarding et personnalisation initiale

Une fois que vous avez installé correctement Mautic et configuré les éventuels plugins supplémentaires, il est prêt à être utilisé par votre équipe marketing. L’intégration peut être aussi simple ou aussi complexe que votre organisation en a besoin. Si toute votre équipe marketing de taille moyenne compte beaucoup sur Mautic, vous feriez mieux de la former au fonctionnement de Mautic.

Il est relativement simple de comprendre le fonctionnement de Mautic au niveau de l’utilisateur, mais une intégration rapide peut éviter à vos responsables marketing de nombreux maux de tête, car aussi simple qu’il soit, il fonctionne de manière très différente de la plupart des autres outils d’automatisation du marketing. Une fois que vos utilisateurs en ont pris le contrôle, il est très puissant et intuitif.

Une fois le déploiement de Mautic terminé, il faudra procéder à quelques personnalisations ou configurations. Dans l’ensemble, il est assez intuitif, mais comme toujours, le fait d’avoir un spécialiste Mautic vous accompagnat facilitera grandement la vie de chacun.

Formation à Mautic

Pour l’essentiel, si votre équipe marketing sait déjà ce qu’est le marketing automation et comment en tirer parti pour une productivité et un profit maximum, vous n’avez pas vraiment besoin de formation supplémentaire. Mautic respecte les règles générales du marketing entrant, du marketing de contenu et du marketing en général. Toutefois, si vous souhaitez que votre équipe soit en mesure de tirer le meilleur parti possible de votre stratégie de génération de lead, vous pouvez envisager d’engager un stratège marketing qui s’intéresse sérieusement à marketing automation, au marketing omnicanal, à l’account based marketing et à toutes les nouvelles stratégies et tactiques qui donnent à votre équipe un avantage sur la concurrence.

Vous n’avez pas spécifiquement besoin d’un spécialiste de Mautic pour cela, mais si vous pouvez trouver (très rarement) un bon stratège marketing ayant l’expérience de Mautic, cela peut contribuer à accélérer la mise en œuvre et les résultats.

L’ensemble des personnes avec qui nous travaillons chez Automation Help sont à l’aise à la fois avec Mautic et avec la mise en stratégie marketing automation et de génération de lead avancé.

Définir un plan avant de l’exécuter

Une bonne planification vous épargnera TOUJOURS de l’argent et beaucoup de maux de tête. Prenez vos responsabilités, utilisez ce post comme une liste de contrôle et assurez-vous de bien cocher toutes les cases !

Il est fortement recommandé de faire appel à l’aide d’un expert de Mautic, l’intervention peut être aussi légère qu’un consultant externe pour guider votre service informatique interne, ou aussi lourde que l’externalisation complète de l’ensemble du déploiement de Mautic.

Les points à retenir

La plupart des logiciels nécessaires pour faire fonctionner Mautic sont gratuits et il est facile de trouver le matériel nécessaire.

Les installations de Mautic vont de très faibles exigences à très complexes. Assurez-vous de bien comprendre les exigences et les coûts, et veillez à affecter les talents nécessaires, que ce soit en interne ou en externe.

Vous aurez besoin d’un bon administrateur système au sein de votre équipe pour déployer Mautic. Si vous n’avez pas de véritable administrateur système, engagez-en un.

L’embauche d’un “expert Mautic” externe n’est nécessaire que pour les déploiements de moyenne et grande envergure, mais cela vaut généralement la peine dans tous les cas, même pour les petites installations. Nous avons dû réparer ou reconstruire de nombreuses installations de Mautic parce que la tâche de déployer ce logiciel a été confiée au “développeur qui fait notre site web”, cela finit toujours par coûter beaucoup plus cher que si l’entreprise engage quelqu’un de qualifié au départ.

Une fois que Mautic est déployé, vous aurez peut-être besoin d’un programmeur PHP pour exécuter les mises à jour et dépanner les problèmes et bogues trouvés dans les nouvelles versions.

Prenez le temps d’évaluer les coûts, les avantages et les inconvénients de l’utilisation de Mautic comme plateforme d’automatisation du marketing avant de vous lancer dans cette aventure.

En cas de questions sur votre installation de Mautic, il suffit d’ouvrir le chat en bas de page. Notre équipe vous répondra avec plaisir.

Traduction libre de l’article : Mautic Pricing: The Real Cost of Mautic Self-Hosted